Yeni çalışan duyurusu, işe başladığınızı ekibe bildiren kısa bir iç yazıdır ve içinde kural olarak yalnız adınız, unvanınız, biriminiz, başlama tarihiniz ve kurumsal iletişim bilginiz bulunur. Fotoğrafınız, doğum tarihiniz, medeni durumunuz ya da önceki işyeriniz bu yazıya ancak sizin onayınızla girer. Duyurudan önce ise sizin açınızdan daha önemli bir iş vardır: işe giriş kayıtlarınızın gerçekten yapılıp yapılmadığını kontrol etmek.
İlk hafta SGK işe giriş bildirgesini, iş sözleşmesini ya da yazılı çalışma koşulları belgesini, iş sağlığı ve güvenliği eğitimini, işe giriş muayenesini ve aydınlatma metnini kontrol edin. İşveren sizi bildirmediyse bir ay içinde kendiniz bildirebilirsiniz; onayınız olmadan duyuruya giren bilgi için yazılı silme talebinde bulunabilirsiniz.
İçindekiler6 başlık
Yeni Çalışan Duyurusunda Paylaşım Sınırı
İşveren hakkınızdaki her bilgiyi duyuruya koyamaz. Kişisel veri ancak belirli ve meşru bir amaç için, o amaçla bağlantılı ve ölçülü olarak işlenebilir.[1] Duyurunun amacı ekibin sizi tanıması ve işle ilgili size ulaşabilmesidir, ayrıntı bu amacın ötesine geçtiği anda ölçü bozulur.
İş Kanunu da aynı yöne bakar. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralına ve hukuka uygun kullanmak zorundadır. Aynı ölçü işçinin kamerayla izlenmesi için de geçer.
“İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.” (4857 sayılı İş Kanunu m.75/2)
Aşağıdaki tablo, işe giriş formunuzda yer alan bilgilerin duyuruda nasıl ele alınması gerektiğini gösterir.
| Bilgi | Duyuruda yeri | Neden |
|---|---|---|
| Ad, soyad, unvan, birim | Yer alabilir | Ekibin işle ilgili size ulaşması için gerekir |
| Kurumsal e-posta ve dahili hat | Yer alabilir | İş iletişimi içindir, kişisel numara değildir |
| Kişisel telefon, ev adresi | Yer almaz | Duyurunun amacıyla bağlantısı yoktur |
| Fotoğraf | Onayınızla | Tanıtım amaçlıdır, işin yürütülmesi için zorunlu değildir |
| Doğum tarihi, medeni hal, çocuk sayısı | Onayınızla, tercihen hiç | Bordro için toplanır, ekip tanıtımı için değil |
| Önceki işyeri ve okul | Onayınızla | Özgeçmişiniz işe alım için verildi, ilan için değil |
| Sağlık durumu, engellilik, sendika üyeliği, dini inanç | Yer almaz | Özel nitelikli veridir, işlenmesi kural olarak yasaktır |
Kişisel Verileri Koruma Kurulu, bir işyerinde çalışanların izin bilgilerinin birimdeki tüm personele toplu e-postayla gönderilmesini bu ölçüyle değerlendirdi. Kurul, iş sözleşmesine dayanma gerekçesinin bu paylaşım için geçerli olmadığını, amaca yalnız ilgili kişiyle yazışarak ulaşılabileceğini belirtti ve ilgili personel hakkında disiplin işlemi yapılması talimatını verdi.[2] Kararın konusu duyuru değil izin bilgisidir, ama sözleşme gerekçesinin her toplu paylaşımı kurtarmadığını gösterir.
Özel nitelikli veriler (sağlık, engellilik, sendika üyeliği, din, ceza mahkumiyeti) hiçbir tanıtım yazısına girmez. Bu verilerin işlenmesi kanunda kural olarak yasaktır.[3]
Yeni Çalışan Duyurusu Örneği
İlk metin rızanıza gerek olmayan asgari bilgiyle, yalnız ilgili birime gider. İkinci metin şirket bülteni ya da ortak kanal içindir ve köşeli parantez içindeki ek bilgiler ancak sizin yazılı onayınızla doldurulur.
Kime: [Birim adı] ekibi
Kimden: [Yöneticinin adı, unvanı]
Konu: Ekibimize katılan yeni çalışma arkadaşımız
Değerli çalışma arkadaşlarımız,
[Ad Soyad], [gün.ay.yıl] tarihi itibarıyla [unvan] olarak [birim adı] ekibimizde göreve başlamıştır. [Ad] ilk aşamada [kısa iş tanımı, ör. tedarikçi faturalarının kontrolü ve ödeme planı] işlerini yürütecektir.
İşle ilgili konularda kendisine [kurumsal e-posta] adresinden ve [dahili hat] numaralı hattan ulaşabilirsiniz. Uyum sürecinde gereken desteği göstereceğinize inanıyor, yeni görevinde başarılar diliyoruz.
[Yöneticinin adı soyadı]
[Unvan]
Konu: Aramıza hoş geldin, [Ad Soyad]
[Ad Soyad] [gün.ay.yıl] itibarıyla [birim adı] biriminde [unvan] olarak çalışmaya başladı. Kendisine [kurumsal e-posta] adresinden ulaşabilirsiniz.
[Çalışanın kendi yazdığı ve onayladığı kısa tanıtım notu, ör. “Daha önce lojistik alanında çalıştım, hafta sonları bisiklete biniyorum.”]
[Fotoğraf: yalnız çalışanın yazılı onayı varsa eklenir.]
İnsan Kaynakları
Tanıtım notunu sizin yazmanız, metne neyin gireceğine sizin karar vermeniz demektir. Notu özgeçmişinizden derleyip size sormadan yayımlamak, verinin toplanma amacından başka bir iş için kullanılması anlamına gelir. Aynı sorun telefon ve mesajlarınız istendiğinde de çıkar.
Fotoğrafa onay verirseniz bunun hangi kanalda (iç portal, bülten, sosyal medya) kullanılacağını yazıda sınırlayın. İç duyuru için verilen onay, şirketin herkese açık sosyal medya hesabını kapsamaz.
Duyuru Öncesi Kontrol Edeceğiniz Beş Kayıt
Duyuru bir nezaket yazısıdır, hak doğurmaz. Haklarınızı koruyan kayıtlar ise işe başladığınız gün ya da daha önce oluşmuş olmalıdır, bu yüzden ilk hafta şu beş noktayı sırayla kontrol edin.
- SGK işe giriş bildirgesi. İşveren sizi sigortalılığınız başlamadan önce bildirmek zorundadır. İnşaat, balıkçılık ve tarım işyerlerinde bildirim en geç çalışmaya başlatıldığınız gün yapılabilir.[4] e-Devlet’te “SGK Tescil ve Hizmet Dökümü” ekranında işe giriş tarihinizi görebilirsiniz.
- İş sözleşmesi ya da yazılı çalışma koşulları belgesi. Bir yıl ve daha uzun süreli sözleşme yazılı yapılır. Yazılı sözleşme yoksa işveren ücret, çalışma süresi ve fesih hükümlerini gösteren belgeyi en geç iki ay içinde vermek zorundadır.[5]
- İş sağlığı ve güvenliği eğitimi. Eğitim özellikle işe başlamadan önce verilir, maliyeti size yansıtılamaz ve eğitim süresi çalışma süresinden sayılır.[6] Katılım formunu imzaladıysanız bir örneğini isteyin.
- İşe giriş sağlık muayenesi. İşveren işe girişte muayeneyi yaptırmak ve masrafını karşılamak zorundadır. Tehlikeli ve çok tehlikeli sınıftaki işlerde işe uygun olduğunuzu gösteren rapor olmadan işe başlatılamazsınız.[7]
- Aydınlatma metni. Verileriniz toplanırken işveren kim olduğunu, verinin hangi amaçla işleneceğini, kime aktarılabileceğini ve haklarınızı size bildirmek zorundadır.[8] Duyuruda fotoğraf kullanılacaksa bu metinde ayrıca yazmalıdır.
İşveren bildirim yapmadıysa kendiniz de bildirimde bulunabilirsiniz. Kanun, çalışmaya başlayan sigortalının bir ay içinde durumu Kuruma bildirmesini ister ve bunu yapmamanın aleyhinize delil sayılmayacağını açıkça söyler.[9]
Giriş tarihiniz e-Devlet’te fiili başlama gününüzden sonra görünüyorsa aradaki günler sigortasız sayılır. Fark eder etmez yazılı olarak düzeltme isteyin ve ilk iş gününüzü gösteren e-posta, giriş kartı kaydı gibi belgeleri saklayın.
İşe Başlama Belgelerinde Veri Sınırı
İşe başlarken istenen belgeler özlük dosyanıza girer, duyuruya değil. İşveren her işçi için kimlik bilgileri ile kanunen tutmak zorunda olduğu belgeleri saklayan bir özlük dosyası düzenler.[10] Kimlik fotokopisi, diploma, banka hesap bilgisi ve ikametgah bu dosyanın olağan parçalarıdır.
Adli sicil kaydı farklıdır. Ceza mahkumiyetine ilişkin veri özel nitelikli sayılır ve işveren bu belgeyi ancak kanunun saydığı şartlardan biri, örneğin istihdam alanındaki bir hukuki yükümlülük varsa isteyebilir.[11] İşin niteliği böyle bir şart taşımıyorsa belgenin neden istendiğini yazılı sorabilirsiniz.
Sağlık raporunun içeriği de yalnız işyeri hekimiyle işveren arasında kalır. Kanun, muayene yaptırılan çalışanın sağlık bilgilerinin özel hayatı ve itibarı korunacak biçimde gizli tutulmasını ister.[12] Bu bilginin duyuruda, birim yazışmasında ya da ortak klasörde yer alması bu kurala aykırıdır.
Duyuruya İtiraz ve Silme Talebi
Duyuruda istemediğiniz bir bilgi yer aldıysa işverene yazılı başvurarak düzeltilmesini ya da silinmesini isteyebilirsiniz.[13] İşveren talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz sonuçlandırır ve cevabını yazılı ya da elektronik ortamda bildirir.[14]
Başvurunuz reddedilir, yetersiz cevaplanır ya da süresinde cevaplanmazsa Kurula şikayet yolu açılır. Bunun süresi cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz gün, her durumda başvuru tarihinden itibaren altmış gündür.[15] İşverene başvurmadan doğrudan şikayet edilemez.
Kurulun bir kararı bu yolun nasıl işlediğini gösterir. Eski çalışanının fotoğraflarını iş ilişkisi bittikten sonra da sosyal medya hesabında tutan ve silme talebine rağmen kaldırmayan işverene idari para cezası verildi, fotoğrafların otuz günlük süre içinde silinmesi gerektiği belirtildi.[16]
Başvurunuza tek cümle yetebilir: “[Tarih] tarihli yeni çalışan duyurusunda yer alan [bilgi] için onayım alınmamıştır, bu bilginin duyurudan ve paylaşıldığı kanallardan silinmesini talep ederim.” Başvurunun bir örneğini ve gönderim kaydını saklayın.
Yeni Çalışan Duyurusuyla İlgili Sorular
İşe yeni başlayanların duyuru ve ilk hafta kayıtları hakkında en çok sorduğu konular şunlardır.
Buradaki bilgiler genel niteliktedir ve her işyerinin aydınlatma metni, iç yönetmeliği ya da toplu sözleşmesi farklı hükümler içerebilir. Duyuru ya da işe giriş kaydınızla ilgili somut bir sorun yaşıyorsanız belgelerinizle birlikte bir avukata danışmanız yerinde olur.
Kaynaklar
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.4/2-c ve ç ↩
- Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 27.04.2023 tarihli ve 2023/646 sayılı karar özeti ↩
- 6698 sayılı Kanun m.6/1 ve m.6/3 ↩
- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu m.8/1 ↩
- 4857 sayılı İş Kanunu m.8/2 ve m.8/3 ↩
- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu m.17/1 ve m.17/7 ↩
- 6331 sayılı Kanun m.15/1-b, m.15/2 ve m.15/4 ↩
- 6698 sayılı Kanun m.10/1 ↩
- 5510 sayılı Kanun m.8/2 ↩
- 4857 sayılı İş Kanunu m.75/1 ↩
- 6698 sayılı Kanun m.6/1 ve m.6/3-f ↩
- 6331 sayılı Kanun m.15/5 ↩
- 6698 sayılı Kanun m.11/1-d ve e, m.13/1 ↩
- 6698 sayılı Kanun m.13/2 ve m.13/3 ↩
- 6698 sayılı Kanun m.14/1 ve m.14/2 ↩
- Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 27.04.2021 tarihli ve 2021/422 sayılı karar özeti ↩