İşçiden Savunma İsteme Yazısı: Devamsızlık ve Verim Düşüklüğü Örneği

İşçiden savunma isteme yazısı, işverenin bir olayı tarih, yer ve davranış olarak yazıya döküp işçiye cevap vermesi için süre tanıdığı belgedir. Davranış ya da verim nedeniyle fesih düşünülüyorsa bu yazı fesihten önce gönderilir, çünkü iş güvencesi kapsamındaki işçinin sözleşmesi savunması alınmadan bu nedenlerle feshedilemez.^[1]

İddia tarih, yer ve davranış olarak somut yazılır, savunma süresi gün ve saatle gösterilir; yazıda yer almayan bir olay sonradan fesih sebebine eklenirse o olay için savunma alınmamış sayılır. Ahlak ve iyiniyet kurallarına aykırı hallerde işverenin altı iş günlük fesih süresi işlediğinden yazı olayın öğrenildiği gün ya da ertesi gün gönderilir; teslim imza karşılığı, işçinin yazılı kabulü varsa KEP ile yapılır.

Savunma İsteme Yazısının Gerektiği Durumlar

Savunma isteme yazısı, işçinin davranışı ya da verimi fesih sebebi yapılacaksa gerekir. İşletme ihtiyacına dayanan fesihte, örneğin bir bölümün kapanmasında, işçiden savunma istenmez.

Kanun bu zorunluluğu iş güvencesi kapsamındaki işçi için koyar. Kapsam otuz veya daha fazla işçi çalıştıran işyerinde en az altı aylık kıdemi olan, belirsiz süreli sözleşmeyle çalışan işçidir.^[2]

Ahlak ve iyiniyet kurallarına aykırı haller için yapılacak derhal fesih hakkı saklı tutulmuştur.^[3] Yine de devamsızlık gibi olaylarda işçinin mazereti çoğu zaman yalnız onun anlatımıyla ortaya çıkar. Bu yüzden haklı sebep iddia edilen dosyalarda da yazı gönderilmesi, işverenin elindeki tek taraflı kaydı tamamlar.

İddianın Somutlaştırılması

Savunma yazısındaki iddia, okuyan herkesin aynı olayı anlayacağı kadar açık yazılır. “Performansınız yetersiz” ya da “işe karşı ilgisizlik” gibi bir cümleye işçi anlamlı bir cevap veremez ve bu cümle ileride fesih yazısına taşındığında da aynı zayıflığı taşır.

Yargıtay’ın onadığı bir işe iade dosyasında fesih yazısı, işçinin “beklenen iş birliğini sağlayamaması” ve “gereken gayreti gösterememesi” ifadelerine dayanıyordu. Bölge adliye mahkemesi, işverenin savunma alındığına ya da işçinin savunma vermekten kaçındığına dair bir tutanak veya belge sunmadığını, feshin yalnız bu sebeple geçersiz olduğunu kabul etti, Yargıtay da kararı onadı.^[4]

Geçersizliğin sebebi ifadelerin soyutluğu değil, savunma alınmamasıydı. Yine de böyle genel cümlelerle kurulmuş bir dosyada işçinin neye cevap vereceği de belirsiz kalır.

Aşağıdaki tablo, sık görülen genel ifadelerin yazıda nasıl somutlaştırılabileceğini gösteriyor.

Genel ifade	Somut karşılığı
İşe devamda düzensizlik	[Tarih] ve [tarih] iş günlerinde izin ya da bildirim olmaksızın işe gelinmemesi, giriş kaydı bulunmaması
Verim düşüklüğü	[Dönem] boyunca günlük hedef [sayı] adet iken ortalama [sayı] adet üretim yapılması
Talimata uymama	[Tarih] tarihli e-postayla verilen [işin adı] talimatının [tarih] gününe kadar yerine getirilmemesi
Hatalı işlem	[Tarih] günü [kayıt/sipariş no] numaralı işlemde [hatanın kısa tarifi] yapılması
Disiplinsiz tavır	[Tarih] günü saat […] civarında [yer] bölümünde [kişiye] karşı [söylenen söz ya da yapılan hareket]

Her iddianın yanına dayandığı belge yazılır: giriş-çıkış kaydı, üretim raporu, e-posta, tutanak. Yazıda yer almayan bir olay sonradan fesih sebebine eklenirse, o olay için savunma alınmamış sayılır.

Savunma Süresinin Belirlenmesi

İş Kanunu savunma için gün sayısı belirlemez. Süre, işçinin olayı hatırlayıp belgesini toplayabileceği kadar olur ve yazıda gün ve saat olarak gösterilir.

“Üç gün içinde” yerine “[tarih] günü saat 17.00’ye kadar” demek, sürenin hangi gün başladığı tartışmasını baştan kapatır. İşçi ek süre isterse kısa bir ek süre verilip bu da yazıyla bildirilebilir.

Ahlak ve iyiniyet kurallarına uymayan hallere (m.25/II) dayanan derhal fesihte işveren, olayı öğrendiği günden başlayarak altı iş günü içinde feshetmek zorundadır ve işçinin maddi çıkar sağladığı haller dışında fiilin üzerinden bir yıl geçmişse fesih hakkı düşer.^[5] Kanunda savunma süresinin bu altı günü durdurduğuna dair bir hüküm yoktur, ama Yargıtay uygulaması dalgalıdır.

Savunma almayı süreyi yeniden başlatan son soruşturma işlemi sayan kararlar da vardır. Güvenli yol, yazıyı olayın öğrenildiği gün ya da ertesi gün göndermek ve feshi altı iş günü içinde tamamlamaktır.

Tebliğ Yolları ve KEP Şartı

İş Kanunu’ndaki bildirimler yazılı ve imza karşılığında yapılır. İşçinin yazılı kabulü varsa bildirim kayıtlı elektronik posta (KEP) hesabı üzerinden de gönderilebilir ve KEP masrafı işverene aittir.^[6]

Aynı madde, yazılı bildirimi imzalamayan kişi için durumun o yerde tutanakla tespit edileceğini söyler. Tebligat Kanunu kapsamına giren tebligat ise o Kanuna göre yapılır.

Savunma isteme yazısı fesih bildirimi değildir, ama teslim tarihi ileride tartışılacak ilk konudur. Hangi yolun ne kanıtladığı aşağıda.

Gönderim yolu	Ne kanıtlar	Dikkat edilecek nokta
Elden, imza karşılığı	Teslim günü ve saati	İşçi imzalamazsa durum o yerde tutanakla tespit edilir, uygulamada tercihen iki tanıkla ve aynı gün tutulur
KEP	Gönderim ve teslim kaydı	İşçinin KEP için önceden verdiği yazılı kabul dosyada bulunur
Noter ya da iadeli taahhütlü posta	Tebliğ tarihi ve adres	m.109’da sayılmaz, uygulamada tercihen Tebligat Kanunu’na göre ya da noter kanalıyla gönderilir. İşçinin bildirdiği güncel adres kullanılır, süre tebliğ gününe göre verilir
Olağan e-posta, mesajlaşma uygulaması	Yalnız gönderim	Kanunda sayılan yollar arasında değildir, tek başına yetinilmez

Devamsızlık dosyasında işçi işyerine gelmediği için elden teslim çoğu zaman mümkün olmaz. Böyle bir durumda KEP kabulü yoksa yazı adrese noter ya da posta yoluyla gönderilir.

Devamsızlık Olayı İçin Doldurulabilir Yazı

Kanun, işverenden izin almadan ya da haklı bir sebep olmadan ardı ardına iki iş günü, bir ay içinde iki defa tatil gününden sonraki iş günü ya da bir ayda üç iş günü işe gelmemeyi derhal fesih sebebi sayar.^[7] Aşağıdaki yazı, gelmeme günlerini tek tek sayar ve işçiden mazeretini belgesiyle ister.

Gelmeme günleri art arda değilse yazıda her gün ayrı satırda gösterilir. İşçi sonradan rapor sunarsa raporun tarihleri tutanaktaki günlerle karşılaştırılır.

Verim Düşüklüğü İçin Doldurulabilir Yazı

Verim düşüklüğü, işçinin yeterliliğinden kaynaklanan geçerli bir sebep olabilir ve fesih sebebi yapılacaksa önce savunma alınır.^[8] Bu yazıda ölçü, karşılaştırma dönemi ve daha önce yapılan uyarılar sayıyla gösterilir.

Karşılaştırma için aynı işi yapan çalışanların ortalaması verilmezse, düşüklüğün işçiden mi işin koşullarından mı kaynaklandığı belirsiz kalır. İşçinin savunmada ileri sürdüğü etken, örneğin bozuk ekipman, fesih kararından önce kontrol edilir. Verimsizlik gerekçesiyle çıkarılanların performans gerekçesiyle çıkarılma sonrası adımları ayrıca yazılmıştır.

Gönderimden Sonra Dosyada Tutulacak Belgeler

Yazının kendisi tek başına yetmez. Dosyada şunlar birlikte saklanır:

• Yazının bir örneği
• Teslim kanıtı
• Gelen savunma ya da sürenin cevapsız geçtiğini gösteren kısa bir not

Yazıyı alan işçinin cevabını nasıl kuracağı için savunma istenen işçinin yazacağı metin örneklerine bakılabilir.

Fesih kararı verilirse fesih bildirimi yazılı yapılır ve sebep açık ve kesin biçimde gösterilir.^[9] Fesih yazısındaki olaylar, savunma yazısında sayılan olaylarla aynı olur ve işçinin savunmasında ileri sürdüğü sebebe neden itibar edilmediği kısaca belirtilir.

Savunma İsteme Yazısı Hakkında Sorular

İşverenlerin yazıyı hazırlarken en sık takıldığı noktalar şunlar.

Bu yazıdaki metinler genel bir çerçeve sunar. İşyeri yönetmeliği, toplu sözleşme ya da iş sözleşmesi ek bir disiplin usulü öngörüyorsa o usul de uygulanır, somut dosyanız için bir avukata danışmanız yerinde olur.

Kaynaklar

1. 4857 sayılı İş Kanunu m.19/2 ↩
2. 4857 sayılı İş Kanunu m.18/1 ↩
3. 4857 sayılı İş Kanunu m.19/2, m.25/II ↩
4. Yargıtay 9. Hukuk Dairesi, E.2024/8285 K.2024/10571, 04.07.2024 ↩
5. 4857 sayılı İş Kanunu m.26/1 ↩
6. 4857 sayılı İş Kanunu m.109, 7555 sayılı Kanun m.23 ile değişik ↩
7. 4857 sayılı İş Kanunu m.25/II-g ↩
8. 4857 sayılı İş Kanunu m.18/1, m.19/2 ↩
9. 4857 sayılı İş Kanunu m.19/1 ↩